Warum man praktisch keine Mails zurück rufen kann

Es gibt viele gute Gründe, eine Mail zurückrufen zu wollen. Statt einer Weiterleitung mit internen Anmerkungen an einen Kollegen wurde versehentlich eine Antwort an den Absender der urpsrünglichen Mail draus, man hat im Stress den falschen Empfänger oder gar eine ganze Mailingliste mit hunderten davon erwischt oder man hätte über einer übellaunigen Antwort im Nachhinein vielleicht besser eine Nacht geschlafen.

Leider ist es da aus technischen Gründen wie in einem Gespräch: „you can never unsay that!“ (und oft ähnlich bitter).

Stellt euch die Mail wie einen Brief vor. Habt ihr den erstmal eingeworfen, müsst ihr schon den Kasten aufbrechen, bevor er geleert wird oder dem Briefträger (in dem Fall ggf. eher „Beefträger“ ;)) beim Empfänger auflauern und sehr überzeugend sein, damit der Brief nicht zugestellt wird. Bei Mails kann das alles aber in Sekunden abgeschlossen sein…

In einem einheitlichen System könnte das theoretisch trotzdem funktionieren. Da wäre eine Mail nur ein Datensatz in der Datenbank oder eine Datei auf der Platte und würde das System euch eine Lösch-Funktion bieten und ihr die nutzen, bevor der Empfänger sie gesehen hat: Glück gehabt. Bietet das System darüber hinaus sogar eine nicht umgehbare Lesebestätigung und zeigt dem Empfänger keine Vorschau an, könntet ihr sogar recht sicher sein, dass keiner die Mail vor dem Löschen gesehen hat.

Das Mail-System ist aber kein zentral verwaltetes, sondern eine Zusammenarbeit von verschiedensten Mailservern, die über ein standardisiertes Protokoll miteinander kommunizieren. Mal abgesehen von diversen anderen Schwächen, die wir heute noch aus der Anfangszeit des Internets mit uns rum schleppen (und die z.B. ausufernden Spam begünstigen), ist das Zurückrufen von Mails nicht vorgesehen – und das ist auch gut so. Es würde mehr Probleme verursachen als lösen und den Anwendern das trügerische Gefühl geben, sich in einem der eingangs genannten Fälle noch retten zu können. Womöglich wären dann alle unvorsichtiger ;)

Also, wo ist das Problem?

Mails wandern in den meisten Fällen von Server zu Server. Euer Mail-Client schickt die Mail an „euren“ Mailserver (also z.B. den eures Arbeitgebers, eures Providers oder eines separaten Mail-Anbieters wie web.de, GMX und wie sie alles heissen) und der schickt sie an die Mailserver aller Empfänger (also z.B. deren Arbeitgeber, Provider, …).

Von da holt sie dann der Mail-Client des Empfängers periodisch (alle paar Minuten) ab oder bekommt sie aktiv vom Server „gepusht“. Ggf. haben die Leute auch noch zusätzliche Clients, z.B. auf einem Smartphone oder Notebook.

Spätestens bei der Ankunft der Mail auf dem Empfänger-Telefon habt ihr und hat auch eure Admin die Kontrolle über die Mail verloren, in den meisten Fällen schon einen Server vorher. Dann kann man zwar eine nette Bitte hinterher schicken, die Mail ungelesen zu löschen (technisch gesehen geht die dann an seinen Mail-Client) aber dass der Client das tut und nicht seinen Job (dem Empfänger die Mail anzeigen) ist ähnlich unwahrscheinlich.

Also: überlegt euch bei „kritischen“ Mails gut, was ihr tut, bevor ihr auf „Senden“ klickt!

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